NABU Ulm/Neu-Ulm
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Vorstellung - Geschichte - Satzung - Geschäftsordnung
  Geschäftsordnung
für die NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm


1. Funktion und Änderung der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung regelt - als Erweiterung und Ergänzung zur Vereins-Satzung - die grundsätzliche Zusammenarbeit in der NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm und soll dem Sprecherrat und allen Aktiven eine sichere Basis für das gemeinsame Engagement geben.
Auf jeder Sprecherratssitzung kann die Geschäftsordnung von den Anwesenden mit einfacher Mehrheit geändert werden, wenn der Änderungswunsch in der vorhergehenden Sitzung geäußert und im Protokoll festgehalten wurde.

2. Kostenerstattung / Kassenführung

a) Regeln für den Sprecherrat

Normalerweise laufen alle Geldbewegungen der Vereinsgruppe (Überweisungen, Barvorschuß gegen Quittung usw.) ausschließlich über den Kassenwart. Ist er krank oder nicht erreichbar, dann kann ein anderes zeichnungsberechtigtes Mitglied des Sprecherrates z.B. auch Geld anweisen.
Bis zu einer Höhe von 250 € kann der Kassenwart routinemäßige oder mit dem Sprecherrat abgesprochene Geldanweisungen allein unterschreiben.
Bei Beträgen über 250 € muß ein Sprecherratsbeschluß vorliegen. Außerdem muß eine weitere Unterschrift durch ein anderes zeichnungsberechtigtes Sprecherratsmitglied geleistet werden. Diese Unterschrift kann - z.B. nach telefonischer Absprache - auch "nachgereicht" werden, persönlich oder als schriftliche Zustimmungserklärung per Post.
Bei der Bank sind die zeichnungsberechtigten Sprecherratsmitglieder eingetragen.

b) Sachmittel

Kosten für Sachmittel (z. B. Arbeitsgeräte, Kopierkosten, Porto) werden in voller Höhe von der Vereinskasse übernommen. In der Regel werden diese Ausgaben vorher auf der Sprecherratssitzung beschlossen.
Bei kleineren, eiligen Posten (weniger als 150 €) und begründeten Ausnahmen reicht die Zustimmung des Kassenwartes für die Ausgaben.
Bei Beträgen größer 150 € sollte eine mehrheitliche Zustimmung der Sprecherrats-Mitglieder für die betreffende Maßnahme vorliegen (im Sitzungsprotokoll festgehalten).
Das benötigte Geld wird entweder vorher gegen Quittung bei der Kasse abgeholt oder zunächst ausgelegt und dann von der Kasse zurückerstattet.
Bei Mißachtung dieser Abwicklungsrichtlinien übernimmt die NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm keine Kosten und macht entstandene Kosten (z.B. Rücksendung der Ware) gegenüber dem Verursacher geltend.
Eine Kostenerstattung erfolgt nur gegen Vorlage von vollständigen Belegen mit sämtlichen Einzelposten.

c) Lebensmittel

Das bei den Pflegeeinsätzen notwendige Vesper wird in voller Höhe übernommen.
Die NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm übernimmt keine Kosten für Pizza-Lieferungen, Bewirtung in Restaurants, Kneipen o. ä.

d) Fortbildungen

Die NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm übernimmt anteilig Kosten für Fortbildungen.
Jede Fortbildung wird vorher auf der Sprecherratssitzung beantragt und begründet, und es wird über die erstattungsfähigen Kosten entschieden (Fahrkostenanteil, Teilnahmegebühr).
Die Erstattung erfolgt nur an Vereinsmitglieder und in der Art, wie bei der Abrechnung von Sachmitteln ( siehe Punkt 3. b).

e) Spenden und andere Einnahmen

Spenden und Einnahmen der NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm (z. B. Honorare, Teilnahmebeiträge, Sammel-Eule usw.) werden vollständig mit der Kasse abgerechnet.
Einnahmen dieser Art werden grundsätzlich nicht verwendet, um davon kleinere Ausgaben für die Gruppen zu tätigen. Für jede Einnahme - wie auch für jede Ausgabe - gibt es einen Buchungsvorgang, sodass jederzeit eine übersichtliche Überprüfung der Kassenführung möglich ist.

3. Struktur und Kommunikation

Die Struktur der NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm ist so dezentral wie möglich:
weitgehend eigenverantwortliche Arbeitsgruppen / Mitarbeiter agieren selbstständig bei relativ unabhängigen Projekten. Gleichzeitig ist für den Verein - für die Arbeitsgruppen und für die Aktiven - eine gezielte Kommunikation unerläßlich für die gemeinsame erfolgreiche Arbeit.

a) Kommunikation

Im Falle von Streitfällen, Krisen, Unfällen, Sachschäden oder sonstigen Ereignissen, die ein Handeln des Sprecherrats nötig machen oder die finanzielle Nachteile oder juristische Auseinandersetzungen nach sich ziehen könnten, ist der Sprecherrat umgehend vom betroffenen Aktiven des NABU zu informieren.
Wenn ein geschädigter Aktiver es versäumt, den Sprecherrat zu informieren und dadurch seinen Versicherungsschutz verliert, übernimmt die NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm keine Haftung. (z.B., wenn die NABU-Versicherung den Schaden am PKW eines Aktiven nicht übernimmt, weil der Schaden nicht rechtzeitig gemeldet worden war).

b) Arbeitsverteilung

Grundsätzlich wird alle innerhalb eines Projektes anfallende Arbeit auch von den Mitgliedern der jeweiligen Arbeitsgruppe erledigt, z. B. Programmerstellung, Texte machen usw. Eine Auslagerung unbeliebter Arbeit zum Sprecherrat oder an andere Arbeitsgruppen soll vermieden werden. In Einzelfällen kann eine Bündelung dieser Arbeit sinnvoll sein, wie z. B. bei der Pressearbeit. Die Verteilung der Arbeit innerhalb der Arbeitsgruppen und im Verein insgesamt wird regelmäßig kritisch überprüft.

c) Arbeitsgruppen

Die Arbeitsgruppen / Mitarbeiter bearbeiten eigenverantwortlich ein Projekt, z. B. naturkundliche Führungen, Kinder & Natur, Naturgarten, Bestandserfassungen, Nistkastenpflege, Biotop-Pflegemaßnahmen, usw.. Die innere Organisation der Arbeitsgruppen bleibt den zuständigen Mitarbeitern selbst überlassen.
Der Verein stellt nach Möglichkeit zur Arbeitserleichterung Vorlagenmaterial ( z. B. für Protokolle) oder Geräte und Material zum Pflege-Einsatz zur Verfügung.
Von jeder Arbeitsgruppe nimmt an jeder Sprecherratssitzung ein informierter Vertreter teil, der über wichtige Ereignisse aus seinem Bereich berichtet. Sind alle Mitglieder der Arbeitsgruppe verhindert, muß dies dem zuständigen Sprecherratsmitglied rechtzeitig mitgeteilt werden, damit eventuell die Tagesordnung entsprechend angepaßt werden kann.

d) Sprecherrat

Entsprechend der Satzung von der NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm wird auf der Hauptversammlung ein Sprecherrat gewählt.
Für konkrete Aufgaben übernehmen einzelne Aktive nicht nur die Aufgaben selbst, sondern sind auch gegenüber den Verhandlungspartnern die Ansprechpersonen und werden als solche vorgestellt, z. B. bei Tiefbauamt, Landratsamt usw.

e) Sprecherratssitzung

Die Sprecherratssitzung hat eine zentrale Funktion für den Verein:
Hier wird die Vereinsarbeit koordiniert, Programme, Vereinsabende mit Vorträgen, Arbeitsgruppen und Einsätze diskutiert und beschlossen.
Folgende Gepflogenheiten im Zusammenhang mit den Sitzungen haben sich bewährt:
- Tagesordnung rechtzeitig vor der Sitzung an die Sprecherrats-Mitglieder verteilen. Spätestens 2 Wochen vor dem jeweiligen Sitzungstermin soll jeder Betroffene "seine" anzusprechenden Punkte dem zuständigen Mitarbeiter mitteilen.
- Sitzungsprotokoll nach der Sitzung "zügig" nach dem Treffen erstellen und verteilen
- Verantwortlichkeiten und Termine in der Sitzung und im Protokoll stets für jeden Punkt klar festlegen.
- Für jede Sitzung eventuell im Voraus deren Haupt-Ziel und deren voraussichtliche Dauer planen (und "einzuhalten versuchen").
- Zuständigkeiten in jeder Arbeitsgruppe z.B. Ansprechpartner (für andere Arbeitsgruppen) festlegen.

Aus den vorgenannten Punkten ergeben sich diverse Anforderungen an die Sprecherratssitzungen. Um diesen gerecht zu werden, ist es zweckmäßig ein pragmatisches Ablaufschema für die Sitzungen vorzugeben:
- Wahl des Protokoll-Führers und des Diskussionsleiters
- Vollzugskontrolle anhand des letzten Protokolls
- Kurze Berichte aus allen Arbeitsgruppen; Fragen und Diskussion zu den Berichten
- Tagesordnungspunkte zur Diskussion und Entscheidung
- Termin für die nächste Sitzung festlegen

4. Vereinseigentum

Das Eigentum der NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm wurde vor allem von Spenden und Mitgliedbeiträgen gekauft. Daher wird es ausschließlich nur für die Vereinsbelange genutzt. Dies betrifft insbesondere Geräte und Material, das bei den Vereinsabenden verwendet wird und Werkzeuge, die für Arbeits-Einsätze vorgesehen sind.
Ein Ausleihen für private Zwecke ist selbst dann nicht möglich, wenn der Ausleihende mit dem Gerät vertraut ist und aktiv im NABU mitarbeitet.
Im Vordergrund der Mitarbeit beim NABU muß stets das Vereinsinteresse liegen. Gegenleistungen für die Mitarbeit stehen diesem Gedanken entgegen. Zu bedenken sind hier vor allem auch die durch Verschleiß entstehenden Kosten für den Verein.
Bringen Privatleute (auch Vereinsmitglieder) privates Arbeitsgerät (z.B. Astschere, Freischneider, Motorsäge) auf Pflegeeinsätze oder sonstige NABU-Veranstaltungen mit, so stellt der NABU - nach vorheriger Absprache - Verbrauchsmaterial (z.B. Kraftstoff, Schmieröl für Motorsäge oder Freischneider) bzw. kommt für die Verbrauchsmaterial-Kosten auf.
Die NABU-Gruppe Ulm/Neu-Ulm übernimmt keinerlei Haftung für auftretende oder später festgestellte Schäden, Verschleiß oder Wartungs- und Reparaturkosten, wenn diese Schäden nicht sowieso im Rahmen der NABU-Haftpflichtversicherung abgedeckt sind.



 

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